Định kỳ 6 tháng hoặc một năm, Cơ quan lễ tân Bộ Ngoại giao các nước sẽ xuất bản cuốn sách Danh sách Đoàn Ngoại giao, vừa để phát vừa để bán cho các Cơ quan đại diện nước ngoài và các cơ quan, địa phương trong nước.
Về nguyên tắc, các Cơ quan lãnh sự và các Cơ quan đại diện các Tổ chức Quốc tế không nằm trong Đoàn Ngoại giao. Vì vậy, một số nước khi in cuốn "Danh sách Đoàn Ngoại giao" không ghi hai loại cơ quan này.
Tuy nhiên, có nước khi in cuốn sách trên, mặc dù tên sách chỉ là "Danh sách Đoàn Ngoại giao" vẫn ghi hai loại cơ quan này sau phần dành cho Đại sứ quán.
Đa số các nước ghi cả ba loại cơ quan với tên sách "Danh sách Đoàn Ngoại giao và các Cơ quan đại diện khác". Đoàn Ngoại giao được sắp xếp trước, sau đến các Cơ quan lãnh sự và cuối cùng là các Cơ quan đại diện các Tổ chức quốc tế. Thứ tự các Đại sứ quán, kể cả các Đại sứ quán không thường trú, được sắp xếp theo vần ABC. Thứ tự của Đại sứ sắp xếp theo ngày trình Thư ủy nhiệm, các Đại sứ đã được chấp thuận sắp xếp theo ngày được chấp thuận, các Đại biện lâm thời theo ngày thông báo nhậm chức.
Danh sách, chức vụ và thứ tự viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự hay cán bộ trong mỗi Cơ quan đại diện do Trưởng Cơ quan đại diện đó quyết định và thông báo bằng công hàm cho Cơ quan Lễ tân Bộ Ngoại giao nước tiếp nhận.
Tên Cơ quan đại diện và chức danh của viên chức ngoại giao ghi theo đề nghị của từng cơ quan, kể cả trong trường hợp có khác so với tập quán quốc tế, ví dụ như nước Libya gọi Đại sứ quán là "Văn phòng Nhân dân" và người đứng đầu là "Thư ký Văn phòng Nhân dân". Vị trí của Trưởng Phái đoàn Ủy ban châu Âu thông thường được xếp sau các Đại sứ, đại diện của Nguyên thủ Quốc gia, trước tất cả các Trưởng Cơ quan đại diện các Tổ chức Quốc tế.
Văn phòng đại diện quyền lợi một nước được ghi sau các Đại sứ quán, trên các Cơ quan lãnh sự và các Cơ quan đại diện các Tổ chức Quốc tế. Người đứng đầu Văn phòng đại diện quyền lợi xếp sau các Đại biện lâm thời.