Không có điều khoản nào nói về chức năng của Đoàn Ngoại giao và Trưởng Đoàn Ngoại giao, nhưng theo tập quán ở các nước sẽ có những chức năng vai trò riêng.
Công ước Vienna 1961 không có điều khoản nào nói về Đoàn Ngoại giao và Trưởng Đoàn Ngoại giao nhưng theo tập quán, Trưởng Đoàn Ngoại giao là người trung gian giữa Đoàn Ngoại giao và Chính phủ nước sở tại. Đoàn Ngoại giao là một tổ chức tập thể, nhưng không phải là một pháp nhân, một tổ chức chính trị. Đây là tập hợp của của những nhân vật không phụ thuộc vào nhau, nhưng đồng thời lại là hình ảnh của sự đoàn kết giữa các quốc gia.
Trưởng Đoàn ngoại giao thay mặt Đoàn Ngoại giao thực hiện các biện pháp chúc mừng, thăm viếng đối với nước sở tại. Trưởng Đoàn Ngoại giao có những lời khuyên bổ ích đối với những vị đại diện ngoại giao mới đến nhậm chức, thông báo về thủ tục, tập quán lễ tân địa phương, và những nét đặc biệt về quan hệ với chính quyền địa phương, với Bộ Ngoại giao.
Trưởng Đoàn Ngoại giao thường xuyên liên hệ với Vụ Lễ tân Bộ Ngoại giao để xác định những chi tiết về những nghi lễ khác nhau mà Đoàn Ngoại giao tham dự.
Trưởng Đoàn Ngoại giao có thể tự mình hoặc theo yêu cầu của các bạn đồng nghiệp thực hiện các cuộc tiếp xúc vận động cần thiết bảo vệ những đặc quyền ưu đãi và miễn trừ của Đoàn Ngoại giao, khi những quyền đó không được tôn trọng đầy đủ.
Trưởng Đoàn Ngoại giao cần đảm bảo sự đoàn kết của Đoàn Ngoại giao và sự duy trì những mối quan hệ đúng mức và thân mật giữa các thành viên, nhất là đối với các vị mới đến nhậm chức.
Đối với một vị đại diện kết thúc nhiệm kỳ Trưởng Đoàn Ngoại giao có thể đứng ra chủ trì tổ chức chiêu đãi từ biệt và thay mặt Đoàn Ngoại giao trao quà lưu niệm của Đoàn Ngoại giao.
Nhiệm vụ của Đoàn Ngoại giao cũng như của Trưởng đoàn Ngoại giao nói chung mang tính chất đại diện. Đoàn Ngoại giao không có quyền can thiệp vào công việc nội bộ của nước sở tại, càng không có quyền chống đối tập thể trước Chính phủ nước tiếp nhận về các vấn đề có liên quan đến thẩm quyền của nước sở tại.
Chính quyền nước tiếp nhận không được lợi dụng Trưởng Đoàn Ngoại giao như người truyền đạt thông tin không liên quan đến những nhà ngoại giao nước ngoài hoặc như người thu nhận các khoản quyên góp và giúp đỡ từ thiện.