08/11/2019 09:39

Lễ tân Ngoại giao được xuất phát từ đường lối chính sách đối ngoại của mỗi quốc gia nhằm thể hiện và phục vụ đường lối chính sách đối ngoại đó. Lễ tân Ngoại giao tuy không được coi là nội dung chủ yếu của hoạt động đối ngoại nhưng lại là những công việc cần thiết để tạo điều kiện cho hoạt động ngoại giao tiến hành thuận lợi.

 1. Khái niệm về lễ tân ngoại giao 

Lễ tân ngoại giao là tổng hợp các quy định và tập quán về phép xử sự quốc tế dựa trên cơ sở tôn trọng tất cả những gì là biểu trưng và đại diện cho quốc gia, được các quốc gia thừa nhận và tôn trọng. 

Trong quan hệ quốc tế, đường lối chính sách đối ngoại là nhân tố quyết định. Lễ tân ngoại giao là một bộ phận cấu thành của hoạt động ngoại giao, nói một cách khác, hễ có hoạt động ngoại giao là đương nhiên có lễ tân ngoại giao. 

2. Vai trò của lễ tân ngoại giao: 

Tuy không phải là nội dung chủ yếu của họat động đối ngoại nhưng nó là công cụ không thể thiếu của hoạt động đối ngoại nói chung, của ngoại giao nói riêng. Công tác lễ tân tốt hay xấu đều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của hoạt động đối ngoại, thậm chí ảnh hưởng đến quan hệ quốc gia. Đây là một lĩnh vực hoạt động phức tạp, lại vừa tinh tế, đòi hỏi có tính khoa học, lại vừa mang tính nghệ thuật. Việc hiểu biết những kiến thức và quy định lễ tân là cần thiết, không chỉ đối với những người làm công tác lễ tân mà còn đối với tất cả những ai tham gia vào hoạt động đối ngoại nói chung và hoạt động ngoại giao nói riêng. 

- giới thiệu và chuyển tải những đặc trưng văn hóa của dân tộc với thế giới. 

Ứng xử như thế nào cho đúng trong quan hệ với nước ngoài là điều không đơn giản vì lẽ: nó liên quan đến chủ quyền và lợi ích quốc gia, uy tín và thể hiện dân tộc, đồng thời liên quan đến phong tục tập quán và các nền văn hóa khác nhau 

- là phương tiện thực hiện và cụ thể hóa những nguyên tắc cơ bản của luật pháp quốc tế 

+ Nguyên tắc chủ quyền quốc gia; 

+ Nguyên tắc bình đẳng; 

+ Nguyên tắc không phân biệt đối xử. 

3. Đón tiếp khách nước ngoài 

3.1 Thái độ đón tiếp: 

Để cho việc đón tiếp đạt kết quả tốt, tức là đạt mục đích yêu cầu đón tiếp của ta, đáp ứng yêu cầu của khách, công tác lễ tân cần được tiến hành thật chu đáo, đúng luật pháp và tập quán quốc tế, phù hợp với từng loại đối tượng theo phương châm chung: hữu nghị, trọng thị, chu đáo, an toàn. 

3.2. Công việc chuẩn bị: Thông thường quy trình đón tiếp bao gồm các bước sau: 

3.2.1 Nắm thông tin chính xác về đoàn khách: để có được thông tin đầy đủ và chính xác về các mặt như: tính chất đoàn, mục đích chuyến thăm, cấp bậc trưởng đoàn, thành phần đoàn, thời gian và địa điểm đến, những điều cần chú ý trong giao tiếp ứng xử… 

3.2.2 Lập đề án/kế hoạch cho từng hoạt động: 

a. Xác định mục đích, yêu cầu đón tiếp, mức độ và thành phần đón tiếp như: ai đón tại nơi khách đến (sân bay, sân ga, bến cảng, địa giới)… (thông thường, cơ quan đón cử lãnh đạo thấp hơn một hoặc hai cấp so với trưởng đoàn phía bạn đón); ai đón tiếp tại trụ sở làm việc/khách sạn (thông thường lãnh đạo ngang cấp với trưởng đoàn bạn). 

b. Xây dựng kế hoạch đón tiếp càng cụ thể càng tốt 

+ Chuẩn bị vật chất: ăn ở, đi lại, hội đàm, tham quan, giải trí, chiêu đãi, tặng phẩm… 

+ Kế hoạch đón tiếp tại sân bay, tại địa giới, sân ga, bến cảng… (có tặng hoa không? Khi nào, ở đâu, tặng ai, ai tặng, chuẩn bị bao nhiêu xe ô tô, xếp khách ngồi xe thứ mấy, ngồi với ai, có phiên dịch trong xe không?); 

+ Dự kiến chương trình hoạt động; 

+ Liên hệ các cơ quan chức năng (sân bay, công an, báo chí, y tế) để phối hợp kế hoạch về lễ tân; 

+ Phân công thực hiện và kiểm tra đôn đốc; 

3.2.3 Một số lưu ý: 

Khi chủ nhà đón tại nhà khách/khách sạn: sau khi bắt tay chào hỏi, tặng hoa xong thì mời khách vào phòng khách ít phút. Tại phòng khách, chủ nhà chủ động thăm hỏi sức khỏe, chúc mừng chuyến thăm, giới thiệu những người có mặt, thông báo sơ bộ chương trình chuyến thăm rồi mời khách về phòng nghỉ. Tâm lý chung của khách là muốn được nghỉ ngơi, thay trang phục sau chặng đường dài. 

Về phòng tiếp khách: Phải thoáng khí, sáng sủa, sạch sẽ, trang trí lịch sự. Phòng tiếp khách nên để ghế kiểu salon; phòng hội đàm/làm việc thì kê bàn kiểu hội đàm. Trong phòng tiếp khách, nên bố trí để chủ và khách ngồi hướng ra phía cửa chính (khách ngồi bên tay phải chủ nhà, kiểu 1+). Trong phòng làm việc/hội đàm thì bố trí hai đoàn ngồi đối diện nhau. Trường hợp đông người có thể bố trí hàng ghế phía sau. Trên bàn làm việc/hội đàm, trứơc mặt mỗi người nên có bảng tên (có ghi tên và chức danh), giấy trắng, bút, nước suối… 

4. Tặng quà-tặng hoa: Trong giao tiếp quốc tế, có nhiều trường hợp cần tặng hoa hay tặng quà nhằm mục đích thể hiện tình hữu nghị, tình cảm, sự ngưỡng mộ… trong những dịp đáng ghi nhớ. 

4.1. Tặng hoa: Hoa phải tươi, không lòe loẹt, màu sắc thích hợp bối cảnh tặng, bao bì lịch sự. Cần tham khảo trước sở thích của khách như màu, mùi vị, loại hoa. 

Khi đón một đoàn khách quốc tế, người tặng hoa nên là nữ giới ăn mặc lịch sự (áo dài hoặc vest), hoặc thiếu nhi. Nếu có phu nhân của trưởng đoàn cùng đi, tặng hoa cho cả hai người 

4.2. Tặng quà: Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cùng muốn có một món quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, mang tính kỷ niệm và tính độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình. Nhớ gỡ bỏ giá tiền của món quà trước khi tặng. 

Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà tặng được bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Ví dụ, như đất nước Nhật Bản, Hàn Quốc nơi mà hình thức gói quà là một nghệ thuật rất kỳ công, nó có ý nghĩa ngang với món quà tặng. Ngoài ra, khi đóng gói quà cũng cần để ý đến những loại màu giấy gói, loại hộp cần tránh, gây mất tác dụng của quà tặng bên trong. Vì vậy, bên cạnh việc chọn lựa quà tặng, không nên xem thường mà cần đặc biệt chú ý đến việc gói quà. 

Cách trao tặng: 

- Thông thường tặng phẩm mang ý nghĩa tượng trưng (tặng cho khách chính) nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức, trước mặt báo đài. Chỉ cần đóng gói hờ để có thể mở nhanh cho báo chí quay phim, chụp ảnh, hoặc nếu tranh ảnh thì không đóng gói.

- Tặng phẩm cho từng thành viên trong đoàn: cán bộ lễ tân đem đến tận phòng ở của khách. 

Cách ứng xử khi được tặng quà: nếu được tặng trực tiếp, có thể mở ra xem ngay, có lời khen món quà và cảm ơn người tặng. Nếu tặng phẩm đưa đến phòng ở, sẽ cảm ơn khi gặp người tặng. 

5. Vị trí danh dự 

Trong lễ tân nhà nước, việc sắp xếp chỗ ngồi rất quan trọng. Thực chất, điều cốt yếu nằm trong vấn đề ngôi thứ. Những khó khăn trong việc sắp xếp ngôi thứ thường phát sinh khi có các cuộc gặp gỡ của các nhân vật cao cấp và của các nhà ngoại giao. Để tránh những sai lầm trong vấn đề bố trí vị trí danh dự thì điều đầu tiên ta phải cần biết ngôi thứ của những người tham gia hoạt động đó. Vị trí các ngôi thứ càng rõ thì nhà tổ chức càng có cơ may tránh được những sai lầm trong việc bố trí chỗ ngồi. 

5.1 Một số nguyên tắc cơ bản: 

Bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân được xác định là vị trí quan trọng nhất. Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân, và cứ thế xen kẽ tiếp theo. Quy tắc này có thể linh hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái, nặng tai phải...) của khách hay vì một lý do tế nhị nào đó, nhưng phải báo cho khách biết. 

Từ trong ra ngoài: Nguyên tắc này được đặc biệt lưu ý trong xếp các đoàn tham dự hội nghị, trong việc xếp cờ. Việc áp dụng các nguyên tắc khác trong trường hợp này phải được xét từ phía trên khán đài xuống. 

Quy tắc xếp theo chữ cái ABC: Nguyên tắc này được áp dụng trong các hội nghị, các cuộc đàm phán, đảm bảo được tính tổ chức và bình đẳng của các phái đoàn. Thứ tự sắp xếp các nước theo thứ tự chữ cái ABC tên của nước đó dịch ra ngôn ngữ của nước chủ nhà hoặc một ngôn ngữ quốc tế hoặc một ngôn ngữ khác theo thoả thuận giữa các bên, từ A-Z. 

Căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, thực tế công tác, danh dự của khách. Việc sắp xếp ngôi thứ của một vị khách trong một bữa tiệc, một buổi lễ phụ thuộc vào định chế mà họ đại diện, vào cấp bậc, cương vị, tuổi tác, thâm niên và danh tiếng của người đó. Người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm niên công tác cao hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì ai nhiều tuổi hơn được xếp trước hơn; nếu cả ba tiêu chí giống nhau, có thể căn cứ vào một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ... Cần nhớ, các tiêu chí đưa ra để sắp xếp ngôi thứ phải được đảm bảo thống nhất từ đầu đến cuối. 

Quy tắc lịch sự với phụ nữ: phụ nữ cùng hàm cấp được ưu tiên xếp trước, phụ nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngồi giữa hai chân bàn. Phu nhân của khách được xếp trước khách, (nhưng phu quân của khách lại xếp sau người có thứ bậc kế tiếp khách). 

Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn so với khách địa phương (trong nước) nếu cùng cấp. 

Quy tắc xen kẽ: xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam với nữ; các cặp vợ chồng không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp cần phải đồng chủ trì một bàn tiệc. 

5.2 Ngôi thứ: Trong đối thoại nói chung, ngoại giao nói riêng, ngôi thứ là vấn đề không đơn giản, thậm chí khá phức tạp. Muốn xếp chỗ đúng thì cần biết rõ ngôi thứ của những người được mời. Đã không ít trường hợp mắc sai lầm khi xác định ngôi thứ dẫn đến sai lầm về xếp chỗ gây ra phản ứng. Nước ta chưa có sắc lệnh về ngôi thứ nên vấn đề có phần khó và phức tạp hơn so với ở các nước đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ. 

Có hai loại ngôi thứ: ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao: 

§ ngôi thứ pháp lý được quyết định bởi các văn bản quy phạm pháp luật. Ví dụ Anh, Mỹ, Pháp… đã ban hành sắc lệnh về ngôi thứ quy định thứ bậc và vị trí trước sau của các quan chức cao cấp trong chính quyền. Nước ta, vì chưa có văn bản nào quy định ngôi thứ, Cục Lễ tân Nhà nước, Bộ Ngoại giao phải dựa vào nhiều văn bản pháp quy như: Hiến pháp, Luật tổ chức các cơ quan quyền lực như: Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng nhân dân, tập quán và kinh nghiệm thực tiễn để xác định ngôi thứ và sắp xếp thứ tự trước sau. 

§ Ngôi thứ xã giao: là loại ngôi thứ dựa trên những nguyên tắc của phép lịch sự xã giao. Đối tượng của ngôi thứ loại này là những nhân vật lịch sử, chính trị, các cựu Tổng Bí thư, cựu Chủ tịch nước, cựu Thủ tướng cùng phu nhân hoặc phu quân các vị đó, các nhà văn hóa, nhân sỹ, nghệ sỹ nổi tiếng… 

Trong một hoạt động có thể có cả những người có ngôi thứ pháp lý và ngôi thứ xã giao cùng dự thì ưu tiên ngôi thứ pháp lý. Ví dụ đồng chí Chủ tịch phụ nữ tỉnh đã nghỉ hưu được mời dự một hoạt động của phụ nữ tỉnh thì nên xếp đồng chí đó thấp hơn Chủ tịch phụ nữ đương nhiệm, trên hoặc ngang với đồng chí Phó Chủ tịch đương nhiệm. Đối với khách nước ngoài cũng áp dụng như vậy. 

5.3 Bố trí trong phòng khách: 

- Thông thường hay bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, theo đó, Chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, theo đó, khách ngồi ở bên phải chủ nhà. Ngoài ra, có thể bố trí hai dãy ghế dài (kiểu hội đàm). Theo đó, chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp. 

- Đối với các hàm ngoại giao và lãnh sự của các cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam: Đại sứ được xếp ưu tiên hàng đầu, sau đó đến Phó Đại sứ và Tổng Lãnh sự, Tham tán, Tuỳ viên quân sự, các nhân viên ngoại giao và lãnh sự khác được xếp ngang như chuyên viên của ta. Tuy nhiên, khi Đại sứ đi với một (hoặc nhiều Bộ trưởng) thì Đại sứ phải được xếp sau Bộ trưởng. 

5.4 Bố trí trên lễ đài: Theo tập quán chung có mấy cách bố trí như sau: 

- Khi lên thang gác và khi ra lễ đài mà vị trí ưu tiên ở đầu hàng thì người có vị trí cao nhất đi đầu hàng rồi tiếp sau theo thứ tự giảm dần. 

- Khi vị trí ưu tiên ở cuối hàng thì ngôi thứ theo thứ tự từ cuối hàng đi lên đầu hàng và người có vị trí thấp đi trước. 

- Trường hợp nhân vật cao nhất đi giữa thì người có vị trí thứ hai đi trước nhân vật đó. Vị trí thứ 3 đi sau. Tuy nhiên, để làm nổi bật vị trí ưu tiên, gần đây người ta thường bố trí nhân vật có vị trí cao nhất xuất hiện trước, tiếp theo là người ngồi kế tiếp cho đến người ngồi cuối cùng của nửa hàng bên trái và tiếp theo là người ngồi kế tiếp của nửa hàng bên phải từ giữa trở ra cho đến hết hoặc ngược lại. 

5.5 Vị trí danh dự trong ký kết các văn bản: nếu ký 2 cột thì vị trí ưu tiên nằm phía trên cột bên trái người đọc, vị trí thứ 2 phần trên bên phải người đọc, vị trí thứ 3 nằm phần dưới của cột bên phải. 

Vị trí số 1------------------ Vị trí thứ 2 

Vị trí thứ 3 

-Nếu ký theo hàng dọc thì vị trí ưu tiên tất nhiên là ở hàng đầu 

-Nếu ký theo hàng ngang thì vị trí ưu tiên ở bên trái tờ giấy, tức là phía phải người ký. 

5.6 Vị trí danh dự trong chiêu đãi 

Chiêu đãi là một hình thức hoạt động phổ biến trong giao tiếp. Chính trong hoạt động này là nơi có nhiều đối tượng thuộc nhiều thành phần, tuổi tác, địa vị xã hội, giới tính tham dự nhiều nhất; có sự đan xen giữa khách và chủ. Việc xác định vị trí danh dự và sắp xếp chỗ ngồi trong một bàn tiệc cũng như trong bữa tiệc cần phải được nhà tổ chức hoặc chủ tiệc quan tâm đặc biệt. 

5.7 Vị trí ưu tiên chỗ ngồi trên ô tô: là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái, nếu ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi vào giữa. Đối với các nước áp dụng luật giao thông ưu tiên bên trái thì vị trí ưu tiên ở phía trái, phía sau xe. Nếu người chủ tự lái xe thì vị trí ưu tiên ngay ở bên người cầm lái. 

- Chủ nhà ngồi bên trái khách chính. 

- Nếu khách có phu nhân cùng đi, thì nên xếp phu nhân ngồi phía sau, bên phải, trong trường hợp này, Chủ nhà đi xe riêng. 

- Phiên dịch ngồi ở trên, cạnh lái xe. Nếu có bảo vệ thì bảo vệ ngồi cạnh lái xe. Trong trường hợp đó, phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Hoặc để không làm phiền khách và chủ, phiên dịch không ngồi chung xe.

Về cách đậu xe: cửa xe phía sau bên phải (phía khách chính ngồi) phải đối diện với cửa chính vào nhà để khi khách bước xuống xe là có thể vào nhà ngay (không phải đi vòng hoặc chui ngang xe để vào nhà). 

Mở cửa để khách xuống là phép lịch sự thông thường. Đó là nhiệm vụ của lái xe, kế đến là của cán bộ lễ tân, hướng dẫn. Việc chủ nhà chủ động mở cửa xe sẽ được khách đánh giá như một cử chỉ vừa thân tình, vừa trọng thị khách, có tác dụng tăng thêm tình hữu nghị và sụ hợp tác trong công việc. 

6. Chiêu đãi/mời cơm 

6.1 Ý nghĩa: Mời khách dự tiệc là đỉnh điểm của xã giao, thể hiện sự tôn trọng của chủ đối với khách, đồng thời là biểu hiện tốt nhất của mối quan hệ thân thiện, hòa hợp giữa hai bên. 

6.2 Các kiểu bố trí tiệc: 

* Một số qui tắc: 

- Theo tập quán chung, chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Nếu cửa ra vào ở một bên thì vị trí danh dự là ở vị trí đối diện với các cửa sổ. Tập quán này cũng được áp dụng đối với các cuộc hội đàm. Ngay cả khi cửa ra vào ở chính giữa. 

- Bên phải chủ nhà là vị trí danh dự nhường cho khách. 

- Thứ tự quan trọng tính từ chủ tiệc và khách chính trở đi. 

- Thông thường, ta đặt card de verre (bảng tên để bàn tiệc, không có chức danh) tại vị trí của tất cả khách đối với các đoàn khách quan trọng đòi hỏi nhiều nghi thức lễ tân. 

- Nếu cùng cấp thì xếp người nhiều tuổi trước người ít tuổi, nữ xếp trước nam. 

- Vợ chồng không ngồi cạnh nhau. 

- Ghế chính thường được lùi ra hoặc vào sau một ít để khách có thể dễ nhận ra. 

- Có thể xếp xen kẽ giữa chủ và khách hoặc ngồi hai bên đối diện nhau như tại buổi làm việc/hội đàm. 

- Tránh xếp phụ nữ ngồi ngoài cuối bàn tiệc. 

- Chú ý đến khả năng ngoại ngữ, nghề nghiệp của những người ngồi gần nhau để dễ nói chuyện. 

- Tùy theo cấp bậc, số lượng người dự tiệc và diện tích, cấu trúc của phòng tiệc mà quyết định có bố trí bàn danh dự hay không, chọn bàn tiệc hình gì, số lượng bàn tiệc và cách bố trí bàn tiệc (có nhiều kiểu bố trí bàn tiệc: tiệc đứng và tiệc ngồi; bàn tiệc có thể bố trí hình vuông, hình tròn, hình chữ nhật… tùy theo số lượng và tính chất). 

6.3 Các kiểu tiệc: 

Để chuẩn bị cho một bữa tiệc, điều đầu tiên chúng ta phải lựa chọn hình thức tiệc nào cho thích hợp, kế đến là việc mời khách. Mời khách là hành động thể hiện cương vị người chủ. Nó bảo đảm mục tiêu cả cho sự thành công của hoạt động đó. 

Có các loại tiệc như sau: 

- Quốc tiệc (State banquet, State dinner) 

- Tiệc đứng (buffet dinner, cocktail), 

- Tiệc ngồi (dinner), 

- Tiệc trà (tea party, hightea), 

- Tiệc trưa (lucheon), bữa ăn trưa làm việc (Working lunch), bữa ăn tối làm viêc (informal or working dinner). 

- Tiệc chiêu đãi toàn thể (Gala dinner). 

6.4 Các cách bố trí tiệc thông dụng: 

* Hình chữ nhật 

- Khách không có phu nhân 

+ Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc 

+ Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách 

- Khách có phu nhân

+ Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ 

+ Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ. 

* Bàn tròn 

6.5 Thực đơn: Việc lựa chọn thực đơn xuất phát từ mục đích để khách ăn ngon miệng và an toàn về thực phẩm. Nếu lựa chọn thực đơn không đúng khẩu vị khách hoặc không an toàn thì bữa ăn đó coi như thất bại. 

- Kinh nghiệm mách bảo không bao giờ được áp đặt thực đơn cho đầu bếp và không nên xuất phát từ sở thích cá nhân của một người nào đó để ra thực đơn. Trước tiên, cần tiếp thu những gợi ý về những món ăn mà đầu bếp quen thuộc hoặc những món ăn dễ thành công nhất. 

- Lưu ý những chế độ ăn đặc biệt của khách (nếu có) như những món ăn cấm kỵ tôn giáo, chế độ ăn kiêng khem (Đạo Hồi kiêng thịt lợn, không uống rượu; Người Hindu không ăn thịt bò; Đạo người Do Thái cấm thịt lợn và động vật có vỏ cứng). 

- Thông thường không nên phục vụ khách nước ngoài những món ăn dân tộc của nước họ bởi vì những món ăn đó sẽ không bao giờ được nấu ngon như ở nước họ. Nên có những món ăn dân tộc hoặc địa phương của nước chủ nhà, tuy nhiên, cần tránh những món quá độc đáo như thịt rắn, chuột, rùa… 

- Về thức uống: theo Chỉ thị số 26 của Thủ tướng Chính phủ vừa ban hành, các cơ quan không sử dụng rượu ngoại để tiếp khách. Các cơ quan sử dụng các loại rượu truyền thống, của địa phương để tiếp khách như Vang Đà Lạt, Vodka Hà Nội, Hồng Đào… 

6.6 Trình tự nhập tiệc 

Theo tập quán của Việt Nam, khi mới nhập tiệc, chủ tiệc phát biểu, sau đó nâng ly chúc khách; kế đó, khách chính đáp từ, và nâng ly chúc mừng, sau đó mọi người cùng ăn. Theo thói quen của nước ngoài, chủ tiệc phát biểu khi nhập tiệc, khách chính đáp từ khi buổi tiệc đã xong các món chính và trước khi đưa món tráng miệng lên, hoặc chủ tiệc phát biểu và khách đáp từ khi đã xong các món chính. 

6.7 Giao tiếp trong chiêu đãi/mời cơm 

Chiêu đãi là một dịp tốt để tất cả mọi người tham dự trao đổi, chuyện trò. Thật tẻ nhạt và buồn chán khi mọi người đều ngại ngùng, giữ ý và ít cởi mở trong bữa ăn. Lời khuyên đối với người đi dự chiêu đãi và giữ vẻ tự nhiên trong giao tiếp với những người ngồi gần mình. 

Giao tiếp thế nào, trao đổi cái gì? Có rất nhiều chuyện để nói, ví dụ như: Khi đến nơi chiêu đãi cần đến chào chủ nhà và cảm ơn lời mời. Khi vào bàn tiệc, nên đến bắt tay chào hỏi những người ngồi cạnh hoặc trước mặt mình, tự giới thiệu về mình để làm quen. 

Trong bữa ăn có thể nói chuyện về thời tiết, khí hậu, sở thích, món ăn… Cần tránh sa vào những chuyện chính trị phức tạp và những vấn đề có thể gây tranh cãi. Trong trường hợp gặp những vấn đề gây tranh cãi thì đừng tham gia hoặc tìm cách lái câu chuyện sang chủ đề khác. 

Cũng như lúc đến, khi kết thúc tiệc, người được mời cần đến chào, cảm ơn chủ nhà và nói một lời khen về bữa ăn. 

6.8 Những điều cần biết khi được mời dự chiêu đãi/mời cơm 

- Tìm hiểu chủ nhà là ai, ở cấp nào, mục đích của buổi chiêu đãi, thành phần dự tiệc… 

- Thông báo với chủ tiệc: có đi dự hay không (để chủ tiệc không bị động, lúng túng). 

- Có quy định trang phục cho buổi tiệc hay không. 

- Đến đúng giờ theo giấy mời. 

- Đối với các tiệc chiêu đãi quan trọng, thường có sơ đồ xếp bàn tiệc đặt trước cửa phòng tiệc, trước khi vào phòng tiệc nên quan sát để nhận biết chỗ ngồi của mình. 

- Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải trên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng. Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng chứ không dùng lau mặt. 

- Tư thế ngồi: thẳng lưng và chỉ cúi đầu khi ăn, không để cùi tay lên trên bàn. 

- Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình. 

- Không ăn uống khi chủ và khách phát biểu. 

- Ngồi cạnh phụ nữ nên mời và nhường phụ nữ lấy thức ăn trước. Không dùng dụng cụ ăn của mình để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ép ăn những món mà người khác có ý không thích. 

- Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mới lấy tiếp. 

- Tại tiệc ngồi, lấy dao, nĩa, thìa ăn từ phía ngoài vào phía đĩa, từ cái xa đĩa ăn nhất và kết thúc với cái sát đĩa ăn. Nếu không rành thì tinh tế quan sát người khác rồi làm theo. Tránh cầm nhầm của người khác. 

- Cầm muỗng, dao bằng tay mặt. Dao dùng để xắt, không dùng để xăm thức ăn vào miệng. Nĩa cầm tay trái khi tay mặt đang cầm dao. Nếu chỉ dùng nĩa (không có dao) thì cầm bằng tay phải. 

- Muốn nói chuyện khi ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn. Tuyệt đối không cần nĩa dao trong tay và ra điệu bộ khi nói chuyện. Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn. 

- Cách đặt dao nĩa xuống đĩa lớn mang ý nghĩa khác nhau: khi ăn xong hoặc không muốn ăn nữa (mặc dù trong đĩa còn thức ăn) thì đặt dao nĩa dọc trong đĩa lớn (hoặc gác chéo dao nĩa lên nhau trong đĩa). Nếu còn đang ăn hoặc muốn ăn thêm thì đặt dao nĩa lên hai bên mép đĩa lớn. 

- Trong khi ăn tránh nhai tóp tép. 

- Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa. Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ 3 cho một món ăn. 

- Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng. 

- Khi dự tiệc đứng, lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn. Chú ý không lấy quá nhiều thức ăn cùng một lúc. Ta có thể quay lại lấy thêm món ăn đó khi trong đĩa đã hết thức ăn. 

- Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm. 

7. Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy 

7.1 Quốc kỳ, quốc ca, quốc huy là biểu trưng của một quốc gia, một dân tộc, một cộng đồng 

Quốc kỳ là biểu trưng của chủ quyền hay sự tự trị đã được thừa nhận. Quốc kỳ của bất cứ một quốc gia nào đều mang một thông điệp, một ý nghĩa nhất định. 

Cũng do tính chất biểu trưng đó mà trong quan hệ quốc tế khi sử dụng quốc kỳ, quốc huy, quốc ca phải hết sức chú ý sao cho hợp qui cách để tránh những rắc rối. Lịch sử lễ tân ngoại giao không phải không có những trường hợp chủ nhà treo nhầm quốc kỳ, hoặc cử sai quốc thiều. Năm 1980, khi bà Đặng Dĩnh Siêu, phu nhân của cố Thủ tướng Chu Ân Lai thăm Thái Lan, trong một bữa tiệc tối phía Thái Lan đã cử quốc thiều Đài Loan thay vì phải cử quốc thiều Cộng hoà Nhân dân Trung Hoa. Mùa hè năm 2000, Lễ tân Israel đã treo nhầm cờ Vương quốc Bỉ thay vì phải treo cờ Cộng hoà Pháp trong khi đón Tổng thống Pháp thăm Israel. 

Trong những trường hợp ấy cần phải xử sự thế nào? Thái độ của khách là nên bình tĩnh để phân biệt đâu là vô tình, đâu là hữu ý. Nếu là biểu hiện rõ ràng của sự cố ý, thái độ chính trị thì kiên quyết phản đối. Nhưng nếu là hậu quả của một sự tắc trách, thiếu kinh nghiệm thì một sự nhận xét kín đáo, nhẹ nhàng giúp cho nước chủ nhà sửa chữa, bổ khuyết kịp thời. 

Đối với nước chủ nhà, người có trách nhiệm của nước chủ nhà cần sớm xin lỗi dù cơ quan gây ra sai lầm là cơ quan nhà nước hay là tổ chức quần chúng xã hội và người gây ra là một quan chức cấp thấp. 

7.2 Treo cờ nước ngoài 

Đối với cờ nước ngoài thì chỉ treo cờ trên đường phố khi có hội nghị quốc tế, khi có các đoàn khách nước ngoài đến thăm, nếu trưởng đoàn từ cấp Bộ trưởng trở lên dẫn đầu. Không treo cờ khi khách là các đoàn của các tổ chức quần chúng, xã hội. Các xí nghiệp liên doanh với nước ngoài, hoặc các xí nghiệp 100% vốn nước ngoài chỉ được treo cờ của nước ngoài khi nước đó có quan hệ ngoại giao với nước sở tại. 

Các cơ quan đại diện ngoại giao được quyền treo quốc kỳ của nước mình tại trụ sở và tư dinh của người đứng đầu cơ quan đại diện. Còn cá nhân ở nước ngoài muốn được treo cờ thì phải được sự đồng ý của chính quyền địa phương. Theo phép lịch sự, khi treo cờ, kiều dân nước ngoài cần treo cả cờ nước sở tại và cờ nước sở tại phải được treo ở vị trí ưu tiên. 

7.3 Qui cách treo cờ 

Biết treo cờ đúng qui cách là đòi hỏi cần thiết đối với một người làm công tác lễ tân. Cờ phải đúng qui định về kích cỡ, tỷ lệ, và mầu sắc. Khi treo cờ nhiều nước thì các cờ phải cùng một cỡ và treo bằng nhau, không được treo cờ nhiều nước trên cùng một cột cờ, cờ nọ trên cờ kia. Treo cờ nhiều nước, chỗ trang trọng tính từ bên phải trở đi (tính từ bên trong nhìn ra) hay từ giữa trở ra hai bên. Thứ tự theo vần chữ cái trên các nước (theo tiếng Anh hoặc tiếng nước sở tại, nơi diễn ra các hoạt động đó). Nếu treo hai cờ chéo nhau thì phía bên phải từ trong nhìn ra là phía trang trọng hơn. Nếu 3 cờ chéo nhau thì vị trí số 1 sẽ nằm ở giữa, cán đè lên trên cán cờ kia. Trong các hoạt động đối ngoại, nếu có cờ Việt Nam và một cờ nước ngoài khác, để cho thuận tiện trong việc nhận biết vị trí treo cờ, thì cờ Việt Nam luôn ở bên phải, cờ nước ngoài ở bên trái (khi đứng đối diện với hai cờ).

BQT